Trucs & astuces

Pour connaître les règles qui encadrent les associations ayant leur siège en France (hors Alsace et Moselle), il faut se référer à la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association. Ce texte n'impose pas l'ouverture d'un compte bancaire dédié au fonctionnement de l'association comme obligation légale. Les membres sont donc libres de choisir s'ils souhaitent en ouvrir un ou non. 

En revanche, il est important de savoir que seule une association déclarée en préfecture a la capacité juridique et donc la possibilité d'ouvrir un compte. Déclarée, l'association devient une personne morale à part entière, distincte de ses membres, avec son propre patrimoine. A l'inverse, une association non déclarée, aussi appelée « association de fait », ne peut pas conclure de contrat en son nom (ouverture d'un compte, prêt, bail...), accepter des libéralités ou des cotisations, ou encore agir en justice. Ce type d'association est légal, mais n'étant pas une personne morale, tous ses actes sont réputés faits par ses membres, qui sont alors personnellement responsables des dettes.

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L’historique d’une association, sa continuité, sa pérennité, dépend essentiellement de documents papiers qui demandent un endroit, un lieu de stockage, parfois difficile à trouver.

L’archivage numérique permet diminution drastique des supports physiques. Vous pouvez stocker vos documents sur votre PC, clé USB ou disque mobile par exemple.

Une bonne solution, c’est l’archivage numérique sécurisé : le coffre fort numérique.

Le coffre-fort numérique est un hébergement, qui peut être situé en France, et qui respecte la confidentialité de vos données personnelles.

Vous y déposez vos documents, ils y sont stockés en toute sécurité, d’accès facile, et partage sécurisé. Vous pouvez les ajouter facilement à partir de tous vos appareils (ordinateur, mobile et tablette), mais aussi en les scannant avec l’appareil photo de votre Smartphone. Une application sur votre Smartphone vous permet aussi d’accéder à votre archivage en toute circonstance.

Vous pouvez les organiser comme sur un PC en divers dossiers. Vous pouvez également vous connecter à de nombreux services : banque, assurance, etc.

Il existe des coffres-forts numériques français gratuits pour un stockage pouvant aller de 5 à 10 Giga-octets ; au-delà, le stockage devient payant.

Pour en savoir plus : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/comment-securiser-le

Vous souhaitez mettre en forme les documents de votre association ? Vous rêvez de simplicité dans le suivi de votre trésorerie ou la présentation de votre bilan annuel grâce à un tableur
performant ? Vous avez des présentations à faire pour des formations et voulez les rendre davantage « professionnelles » ?

En tant qu’association, accédez à ces solutions à prix réduit ou même « gratuitement ».
- Les licences accordées « gratuitement » ne sont autorisées que pour les employés rémunérés et les cadres dirigeants non rémunérés
- Les licences à prix réduit sont autorisées pour tout le personnel, y compris les bénévoles et le personnel temporaire de l’organisation.

Bien sûr il y a des critères d’accès :
L’association doit être à but non lucratif ou non gouvernementale ayant un statut juridique reconnu dans leur pays respectif.
La personne qui effectue l’inscription de l’association doit être un employé ou un bénévole ayant un rôle stratégique dans l’association (président, secrétaire, trésorier).

Cela vous intéresse ? Comment faire ? La procédure est simple :
Étape 1 : Inscription

→ Étape 2 : Éligibilité (7 à 10 jours) - effectué par Solidatech mandatée par Microsoft en France
→ Message « Bonne nouvelle ! Votre candidature aux subventions et remises destinées aux associations à but non lucratif de Microsoft a été approuvée »
→ Étape 3 : mise en œuvre et utilisation des licences

Voilà, vous savez presque tout. Avant de vous lancer, allez faire un petit tour sur le site Microsoft dédié (https://nonprofit.microsoft.com/fr-fr/getting-started) et faites votre choix
parmi les offres proposées.

 

Et n’oubliez pas la loi sur la « propriété intellectuelle ». L'utilisation d'un logiciel sans licence ou d'un pack office gratuit en entreprise est un délit passible de 3 ans d'emprisonnement
et de 300 000 € de dommages et intérêts. (Cf. articles L.335-3, L.122-4 et L.335-2 du code de la propriété intellectuelle)

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. 

La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

Existence de l’association :

Les documents concernant la création de l’association doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

• Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
• Récépissé de la déclaration
• Copie de la demande d’insertion au Journal officiel (témoin de parution)
• Extrait du journal officiel (JOAFE) dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
• Statuts modifiés par ordre chronologique
• Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
• Liste des dirigeants successifs
• Liste des membres successifs par ordre chronologique

Fonctionnement de l’association :

Les documents relatifs au fonctionnement de l’association sont à conserver au minimum 5 ans :

• Convocation de l’assemblée générale
• Feuilles d’émargement, pouvoirs
• Procès-verbaux d’assemblée
• Bilan d’activités
• Rapports du commissaire aux comptes.

Documents financiers :

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : 

• Tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans, factures clients et fournisseurs, documents bancaires, comptes annuels, livre-comptable, grand livre et livre d’inventaire, livre du personnel),
• les pièces justificatives de la comptabilité : factures, pièces bancaires, etc.,
• les contrats passés (le délai prend effet à la fin du contrat).

Documents fiscaux :

Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Sources et compléments d’information :

https://www.associations.gouv.fr/quels-sont-les-delais-de-conservation-des-documents-d-une-association.html

https://www.associatheque.fr/fr/fonctionnement-association/index.html?amcpage=14

Avec la place grandissante du numérique et d’internet, les associations sont amenées à produire des images (photos ou vidéos) de leurs membres, leurs salariés, des bénévoles, leurs usagers ou encore des tierces personnes. Ces contenus peuvent également concerner des monuments ou ensembles architecturaux. Quels sont les droits et interdictions en la matière ? La communication des associations a évolué avec son époque : la multiplication des contenus et formats, l’essor des réseaux sociaux et l’omniprésence de l’image ont poussé à une production grandissante de photos et vidéos. Pourtant, ce foisonnement visuel ne doit pas faire oublier les fondamentaux du droit à l’image, particulièrement lorsqu’il s’agit du droit au respect de la vie privée des personnes.

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Droit à l’image : n’oubliez pas... 

Lors de votre publication, pensez à mentionner l’auteur des photos prises pour le compte de l’association, même si ce n’est pas un professionnel et même s’il n’est pas rémunéré !

Entré en vigueur le 25 mai 2018 dans toute l’Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) instaure un nouveau cadre juridique pour la protection des données personnelles.

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